6 passos para alcançar a eficiência operacional nos processos de TI

A TI é um setor estratégico para qualquer empresa, seja pública, seja privada. Esse setor é responsável por fornecer dados e informações que permitem tomar decisões estratégicas, além de automatizar os processos internos e aumentar a produtividade. Porém, uma dúvida recorrente é: como alcançar a eficiência operacional nessa área?

Essa é uma pergunta complexa, mas válida. Afinal, é preciso se renovar continuamente para ganhar vantagem competitiva e apresentar diferenciais ao cliente. No entanto, a eficiência é mais que ter softwares e hardwares atualizados e recentes.

Então, o que fazer? É o que vamos responder neste artigo. Aqui, você vai ver 6 passos para atingir os seus objetivos e ter melhores resultados. Que tal acompanhá-los? Veja a partir de agora.

1. Entenda o que significa ter eficiência operacional

O Dicionário Michaelis Online especifica que eficiência é a “capacidade de produzir um efeito; efetividade, força. Capacidade de realizar bem um trabalho ou desempenhar adequadamente uma função. Qualidade do que é passível de aplicação vantajosa; proveito, serventia, utilidade. Atributo ou condição do que é produtivo; desempenho, produtividade, rendimento”.

Todos esses significados evidenciam que eficiência é mais que “bater a meta” e atingir os objetivos. No mundo corporativo, a ideia é aprimorar os processos executados pela empresa, a fim de que a organização alcance os seus propósitos. Mais do que isso, a eficiência está relacionada à redução de custos, que podem ser relativos a tempo, dinheiro ou recursos humanos.

Um exemplo simples é o caso de uma organização que tem um faturamento mensal de R$ 100 mil. No entanto, há desperdícios de R$ 40 mil devido a matérias-primas mal aproveitadas, são pagos R$ 20 mil a título de horas extras e foi perdida a oportunidade de ganhar mais R$ 100 mil, porque uma máquina quebrou e atrasou a produção.

Esse empreendimento não foi operacionalmente eficiente, porque, na prática, houve pouca produtividade real. Isso resulta em menos lucro, já que você poderia ter ganhado mais se os processos fossem mais bem planejados.

Esse conceito, no entanto, vai além. Há várias dicas que ajudam a aumentar a eficiência das operações empresariais. Quando está relacionada especificamente à TI, diferentes tecnologias podem ser adotadas, como:

  • cloud computing: permite a migração dos dados e sistemas de gestão para um servidor externo, que pode ser acessado sempre que necessário a partir de um dispositivo com internet. Além disso, há um aumento da segurança dos dados e a promoção da redução de custos;

  • ferramentas colaborativas: estão disponíveis na nuvem, mas você pode criar uma personalizada. O intuito é conectar as pessoas para que a comunicação interna e o intercâmbio de ideias e informações sejam facilitados;

  • integração de sistemas: tem o objetivo de trocar informações em tempo real. Também ajuda a empresa a crescer pela coleta e interpretação de informações, que podem ser aprimoradas pelo Business Intelligence (BI) e pelo Big Data.

Para ter uma ideia, uma pesquisa da GlobalData, cujos dados foram apresentados pelo site Convergência Digital, indicou que 94% das empresas terão soluções em nuvem em 2020. O levantamento ainda apresentou que os ganhos ao adotar soluções de cloud computing variam entre 45% e 87%, porque a eficiência aumenta pela redução no prazo de provisionamento de serviços.

O estudo da GlobalData ainda evidenciou que 67% dos gestores entrevistados estão atentos às necessidades de otimização do orçamento organizacional, sem que isso impacte negativamente a entrega e a qualidade dos serviços. Isso obviamente é conseguido pela eficiência nas operações.

Fica evidente, então, que ser operacionalmente eficiente abrange diversos aspectos. Em resumo, o objetivo é aprimorar os processos, alcançar melhores resultados, atingir os objetivos e metas e satisfazer o seu cliente, interno e externo.

Ao atrelar esse benefício à TI, é possível reduzir custos, obter mais dados e automatizar as atividades, o que resulta em mais produtividade. É uma forma, portanto, de “enxugar” o orçamento sem prejudicar o serviço e as demandas existentes.

É nesse cenário que surge a governança de TI, um conceito relacionado às diretrizes que permitem aos executivos saber como planejar, conduzir e controlar o uso atual e futuro da tecnologia da informação.

O intuito é garantir um nível aceitável de risco, além do apoio aos processos organizacionais, uso eficiente dos recursos e alinhamento estratégico com os objetivos da empresa. Desse modo, consegue-se agregar valor ao negócio.

Perceba que a eficiência das operações é uma das etapas da transformação digital. A finalidade é incorporar a tecnologia como um modo de produção, ou seja, uma estratégia necessária para a sobrevivência do negócio no mercado.

2. Mapeie os processos operacionais

Um dos pilares para a eficiência é a padronização de processos, que também é base para a gestão estratégica. O objetivo é alcançar melhores resultados e aprimorar as etapas produtivas.

Para isso, é fundamental adotar o mapeamento de processos. Essa atitude é uma modelagem do fluxo de atividades desempenhadas pela organização e tem como finalidade melhorar a competitividade e a performance.

A partir dessa atitude é possível alcançar os seguintes benefícios:

  • eliminação das atividades desnecessárias;

  • redução de retrabalhos e atrasos;

  • definição dos papéis dentro do processo;

  • diminuição dos custos e automação das rotinas;

  • mudança rápida dos processos a fim de torná-los mais ágeis;

  • padronização de acordo com as melhores práticas produtivas, o que gera mais transparência;

  • alcance de maior controle e monitoramento;

  • aumento da satisfação do cliente em relação ao produto ou serviço.

Para realizar o mapeamento, é necessário compreender que a rotina organizacional é como uma teia de processos. Tenha uma visão sistêmica da empresa para identificar as tarefas realizadas e qual a ordem de execução delas.

Além disso, é necessário fazer um mapeamento visual do fluxo de atividades e descrever cada tarefa para que os objetivos de gestão sejam atingidos. Veja o passo a passo para realizar essa prática:

2.1. Reúna os envolvidos nos processos

O ideal é considerar todos os que trabalham na execução das atividades, que podem ser colaboradores, clientes, fornecedores, supervisores e demais funções. Lembre-se de reunir todos os profissionais operacionais, porque eles podem gerar informações necessárias sobre o desenvolvimento das tarefas.

2.2. Utilize técnicas adequadas

A compreensão dos processos executados exige que você utilize métodos específicos. Entre eles estão:

  • questionários, entrevistas e reuniões;

  • observações de campo;

  • coleta de evidências;

  • análise de relatórios e documentos existentes.

2.3. Identifique as etapas executadas

O objetivo, aqui, é detectar os seguintes elementos:

  • entradas e saídas do processo;

  • metas estabelecidas;

  • problemas enfrentados;

  • métricas utilizadas;

  • riscos existentes.

Você também pode verificar outros tópicos, desde que sejam relevantes para o negócio.

2.4. Verifique a justificativa para a existência do processo

O intuito dessa etapa é analisar a importância do processo, o que motiva sua existência e qual é sua funcionalidade.

2.5. Confira a localidade do processo

Esse passo prevê o local de execução do processo, bem como onde é avaliado e planejado.

2.6. Detecte o tempo de execução

A tentativa é saber quando o processo foi planejado, se ainda está sendo executado, além de quando e em quanto tempo é realizado.

2.7. Identifique responsabilidades

A finalidade é avaliar quem são os clientes e fornecedores. Além disso, você deve analisar quem gerencia cada um dos processos e o profissional que o executa.

2.8. Avalie os métodos utilizados

A última etapa visa à identificação de como e quando os processos são planejados e executados, e como está o andamento deles.

Além dessas etapas, existem algumas práticas recomendadas para você ter mais sucesso no mapeamento:

  • defina objetivos claros com foco na melhoria contínua;

  • analise a natureza dos processos adotados e verifique se o mapeamento pode trazer benefícios, ou seja, use essa prática em situações apropriadas;

  • avalie o mapeamento continuamente considerando a estrutura organizacional. Assim, pode ter novas ideias sobre como aprimorá-lo.

3. Crie um plano para a redução de custos de TI

A eficiência tem como um de seus objetivos a redução de custos. Esse é um viés importante, porque uma pesquisa da Gartner, divulgada pelo Canaltech, projeta que os gastos com TI devem aumentar 2,9% em 2017, alcançando R$ 236,1 bilhões.

Diversas medidas podem ser adotadas para reduzir custos. Confira algumas:

3.1. Desabilite licenças desnecessárias

Os softwares utilizados na empresa possuem licenças, que são caras e, algumas vezes, geram custos desnecessários. Por isso, vale a pena analisar quais sistemas foram inutilizados para desativá-los e deixar de pagar esse valor.

O objetivo de revisar as licenças é negociar acordos de pagamento por uso e impedir que a concessão se renove automaticamente. Além disso, vale a pena proteger a sua empresa de licenciamentos caros devido à virtualização.

3.2. Invista em novos hardwares

Esse gasto é, na realidade, um investimento, porque os equipamentos mais recentes têm um desempenho melhor e economizam mais energia ao ficarem ligados. Quando a empresa conta com um Data Center, os custos são ainda mais significativos. Ao investir em novos hardwares, você pode reduzir os valores desembolsados e criar um ambiente sustentável.

Para descobrir o que pode ser feito, o recomendado é treinar a equipe de TI para buscar possíveis melhorias nos equipamentos. A identificação desses pontos permite resolver a situação mais facilmente.

3.3. Nivele a empresa

Algumas empresas têm vários gerentes que lideram poucas pessoas. A ideia do nivelamento traz eficiência porque objetiva reduzir a quantidade de gestores para gerenciar mais colaboradores.

É importante lembrar que os custos com pessoal podem representar até metade do orçamento de TI, conforme disse a vice-presidente da Comissão de Finanças de TI da Gartner Inc., Barbara Gomolski, em entrevista para o site Canal Comstor.

No entanto, a adoção dessa prática exige a realização de testes. Por exemplo: se a sua empresa tiver processos que exigem uma quantidade menor de pessoas para um único gerente, é possível pensar em soluções, como as ferramentas colaborativas.

Com esses recursos é possível facilitar as reuniões de projetos e organização de metas, fazendo com que essa estrutura mantenha a eficiência das operações. Tenha em mente que isso é conquistado a partir do alinhamento das necessidades de cada departamento aos processos da TI.

3.4. Virtualize o data center

Essa prática possibilidade obter maior densidade de uso dos recursos e assegura a manutenção do isolamento e segurança dos dados. O intuito é consolidar a infraestrutura de data center, que pode estar subutilizada.

Essa medida eleva o uso médio de recursos do servidor ao mesmo tempo em que a quantidade de máquinas é reduzida. Em alguns casos, também é possível reduzir os gastos com consumo de espaço, eletricidade, entre outros.

3.5. Aposte na colaboração entre os setores

Os profissionais de TI devem estar alinhados com os executivos de negócios e clientes, para que todos colaborem entre si. Desse modo, a equipe tecnológica pode incentivar a inovação e atuar de maneira estratégica. Ou seja, faz muito mais que apenas fornecer serviços. A TI deve estar à disposição para planejar soluções que aprimorem toda a empresa.

4. Identifique gargalos e focos de baixa produtividade

O quarto passo para elevar a eficiência das operações da empresa é esse, que assegura que os setores estejam alinhados e trabalhando com o potencial máximo. Nesse momento, é preciso identificar o que é um gargalo.

Essa situação ocorre quando um elemento presente no processo produtivo limita a produção e/ou a execução dos processos. Assim, os gargalos estão relacionados às operações e implicam em mais custos e gastos desnecessários.

Para que seja possível alcançar a eficiência nos processos de TI é preciso realizar algumas etapas:

4.1. Analise o input e o output

A avaliação das entradas e saídas do processo produtivo é fundamental para detectar os gargalos existentes. Por exemplo: há uma quantidade X de matéria-prima necessária para fabricar um item. Verifique se o insumo que entra no processo chega ao fim com a quantidade exata de itens a serem produzidos. Se a sua resposta for não, pode ter certeza: há algum gargalo que precisa ser identificado e ultrapassado.

4.2. Identifique problemas e causas

A ideia, aqui, é listar os problemas críticos, que limitam a sua capacidade produtiva. Para ter mais precisão, conte com a ajuda dos responsáveis pelas etapas. Esses profissionais assinarão os erros não apontados no mapeamento de processos — que também serve para identificar gargalos — e, ainda, ajudarão a fazer um brainstorming para sugerir melhorias.

4.3. Elabore um plano de ação

Esse documento ajuda a delimitar os objetivos a serem atingidos e tarefas que devem ser executadas nas áreas em que os gargalos ocorrem. Novamente, você deve contar com os responsáveis e o engajamento de todos. Assim, é possível ter mais consistência e todos desempenharão bem a sua função, o que evita falhas.

4.4. Execute o plano de ação e acompanhe os resultados

As atitudes executadas devem ser acompanhadas e ter os seus resultados mensurados para garantir que a empresa está seguindo o caminho correto. Caso contrário, é preciso rever o plano de ação e ajustar as ações.

Nesse momento, é importante falar dos Key Performance Indicators (KPIs), ou indicadores-chave de desempenho. Esses itens permitem saber como a gestão de processos está sendo realizada e quais esforços devem ser empregados para atingir melhores resultados.

O recomendado é selecionar KPIs estratégicos. Eles variam conforme a organização, já que cada negócio possui as suas metas, objetivos e atividades. Também é importante adotar indicadores de produtividade, satisfação do cliente e qualidade dos serviços.

Observe que a definição dos KPIs deve ser feita com cuidado, de acordo com as características da equipe e as atividades. O objetivo é que os gestores tenham uma visão ampla sobre os pontos positivos e negativos.

Outra indicação é nos casos de identificação de falhas por meio dos indicadores. Esse é o momento de ajustar o processo, adotar políticas corretivas e repassar feedbacks para os profissionais de cada equipe. Depois é só acompanhar as mudanças e ver se as correções foram implementadas.

5. Aposte na integração e automação de processos

A eficiência na gestão é essencial para agilizar os processos. Isso exige os sistemas integrados, que possibilitam compartilhar as informações em tempo real.

A equipe de alta performance de TI se torna responsável por gerir a infraestrutura de serviços digitais e definir as estratégias que implementam a gestão integrada dos processos. O objetivo é criar um ambiente de alta performance, eficiência nas operações e mobilidade.

Fica claro, portanto, que é necessário investir constantemente em ferramentas para o setor de TI. Revise as soluções regularmente e elimine aquelas que forem inadequadas aos processos internos. Já as que tornam o ritmo de trabalho mais eficiente e ágil devem ser integradas.

Desse modo, é possível atingir metas, ajudar outras áreas e cumprir prazos. Além disso, é imprescindível que a TI trabalhe de modo integrado aos outros setores, porque isso criar rotinas mais inovadoras e eficazes.

Porém, é necessário avaliar o impacto e buscar maneiras de potencializar os resultados. Por exemplo: a sua empresa pode começar a usar o Big Data e o BI para coletar dados, que podem ser interpretados para levar à tomada de decisão mais precisa.

Ao mesmo tempo, consegue-se reduzir a quantidade de retrabalho e as falhas devido à automação. Isso significa que as atividades operacionais, por exemplo, o registro de identidades digitais, são realizadas mais rapidamente por conta dos softwares.

Assim, sua equipe pode focar ações estratégicas e deixar de lado as operacionais. Ou seja, há mais eficiência nessas atividades. Essa característica está condizente com a necessidade atual do mundo corporativo, que é a demanda por aprimoramento constante a fim de ganhar competitividade.

Cabe à TI controlar o fluxo das atividades básicas da empresa e administrar a continuidade das tarefas rotineiras, bem como a gestão das tomadas de decisão e a elaboração do planejamento estratégico.

É importante mencionar que o Sistema de Informação Gerencial (SIG) é um aliado nesse processo, porque fornece informações que permitem à organização desenvolver produtos considerando as necessidades do mercado, apontar investimentos viáveis, assinalar o caminho que leva à redução de custos e elevar a participação do negócio em determinados nichos.

Ao alcançar a integração de processos, a empresa assegura um funcionamento efetivo de suas atividades e consegue trocar informações precisas e completas entre colaboradores e setores. Outros benefícios são:

  • controle das atividades;

  • redução da divergência de informações;

  • aumento da confiabilidade dos dados gerados;

  • agilidade nos processos.

6. Inove

A inovação é o segredo do sucesso — você já deve ter ouvido essa frase clichê. A melhor maneira de se destacar e garantir eficiência nas operações é encontrando modos alternativos e melhores de executar os processos.

A atitude inovadora garante competitividade e pode gerar uma elevação de faturamento, além de agilidade nos processos, ampliação da carteira de clientes e redução de custos. No entanto, é necessário destacar que a inovação pode ser o lançamento de um produto ou serviço novo ou uma forma diferente e melhor de executar um processo.

A questão é: como alcançar a inovação na TI? Confira algumas dicas práticas:

6.1. Identifique as falhas

A análise dos pontos que poderiam ser melhorados permite tomar uma atitude mais direcionada. Nesse momento, é fundamental que os gestores estejam de acordo, já que sua liderança serve de exemplo aos demais colaboradores. Só assim sua empresa alcançará as expectativas.

6.2. Avalie a equipe

O time de colaboradores precisa sair da zona de conforto para começar a inovar. Muitas vezes, isso implica a modificação de processos engessados e a indicação aos profissionais de que novos direcionamentos podem ser dados e que a empresa está aberta a mudanças.

Essa etapa passa pela eficiência na comunicação, que promove o engajamento e a motivação da equipe. No entanto, essa etapa pode demorar e, por isso, é necessário ser paciente.

6.3. Gerencie a equipe de maneira diferenciada

O gestor precisa oferecer autonomia ao colaborador, se espera que ele atue de forma inovadora. Observe que a execução de tarefas predeterminadas e automatizadas é uma atitude limitadora e que não permite sair da zona de conforto.

Além disso, você deve estar aberto a opiniões e sugestões da equipe. Envolva todos os profissionais e ouça-os. Essa é a maneira mais simples de ter ideias novas e inovar.

6.4. Experimente

Um dos pontos que limitam a inovação é o medo de errar. Esteja disposto a correr riscos e autorizar que os seus colaboradores falhem. É assim que você saberá se a sua ação deu certo.

No entanto, tenha em mente que inovar não exige investimentos altos ou mudanças complexas. Essa pode ser uma ação de baixo custo, porque seu foco é a agregar valor. Então, foque na agilização de tarefas, redução de custos, melhoria do atendimento e credibilidade do negócio.

6.5. Foque no valor agregado

Suas ações inovadoras devem ter um objetivo comum: agregar valor ao cliente e à organização. Esteja certo disso e acompanhe o dia a dia de trabalho para manter os colaboradores motivados e conscientes.

Agora que você já viu o que precisa fazer para alcançar a eficiência operacional, que tal colocar essas ideias em prática? Aproveite para ver outras sugestões relevantes assinando a nossa newsletter.

 

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