Terceirização de TI no setor público: saiba como fazer!

Com as evoluções tecnológicas que continuam acontecendo intensamente, muita coisa mudou em todos os aspectos das nossas vidas, não é mesmo?

Quando falamos da tecnologia que utilizamos para a gestão de uma organização e para as demandas que acontecem diariamente dentro dela, uma das principais mudanças pode ser percebida no papel do departamento de Tecnologia da Informação.

Antes apenas dedicado ao suporte aos demais setores da companhia, hoje, o TI, muitas vezes, participa ativamente da tomada de decisões estratégicas e da implementação de soluções e de medidas para o aprimoramento tecnológico da organização.

Por isso, é fundamental repensar o relacionamento da gestão com o TI. Ao fazer isso, pode ser que você perceba uma boa oportunidade de optar pela terceirização de TI no setor público.

Mas como e por que fazer isso? No post de hoje, mostramos os benefícios que a terceirização da Tecnologia da Informação pode trazer e, também, como implementar essa mudança na organização. Então, continue a leitura e mãos à obra!

Por que investir na terceirização de TI?

Os benefícios trazidos pela terceirização, de maneira geral, tornam essa uma opção procurada por cada vez mais empresas, em relação a determinados setores ou equipes cujo trabalho não faz parte diretamente do que a companhia oferece para seu público em termos de produtos e/ou de serviços.

Falando especificamente da terceirização de TI no setor público, o caminho é interessante por que a Tecnologia da Informação, apesar de não ser exatamente uma atividade da companhia, é imprescindível para que todos os demais departamentos funcionem e produzam com qualidade.

Sendo assim, é necessário contar com uma equipe altamente especializada e capaz de atender a todas as suas demandas tecnológicas. Isso sem falar nas máquinas, ferramentas e equipamentos utilizados pelos profissionais do setor, que devem ser modernos, ágeis e variados. Ou seja, não é nada fácil montar um setor próprio de TI.

Nesse contexto, percebe-se que, por meio da terceirização de TI no setor público, você poderá ter acesso a um serviço mais especializado e de maior qualidade, em vez de despender um valor altíssimo montando uma equipe que, muitas vezes, não terá o conhecimento e/ou as ferramentas necessárias para trabalhar com tanta eficiência.

Como implementar a terceirização de TI no setor público?

Para que a implementação da terceirização de TI aconteça de maneira tranquila, sem impactar negativamente a produção e o cotidiano de trabalho da sua equipe e da organização como um todo e sem trazer contratempos a médio e a curto prazo, é fundamental ter cuidado durante esse processo. Saiba como agora mesmo!

Escolha a equipe de TI que melhor se encaixe nas suas necessidades

Mesmo sendo terceirizada, é muito importante que a equipe de TI contratada por você passe, aos poucos, a conhecer as necessidades, peculiaridades e objetivos da organização e dos seus colaboradores. Para tanto, deve ser desenvolvido um relacionamento de parceria, compreensão e respeito mútuo entre ambas as partes.

Mas, para que isso torne-se realidade, você deve acertar na escolha da equipe terceirizada de TI que vai contratar. Primeiramente, não é recomendado que você conte com vários fornecedores — a falta de centralização que isso causaria é um problema, assim como o trabalho necessário para gerenciar cada uma das equipes.

Além disso, a inexistência de um diálogo entre os diferentes profissionais de TI que trabalhariam para você, assim como uma possível (e provável) incompatibilidade entre as ferramentas usadas por cada um deles, acentuam as desvantagens que isso traria.

Busque excelência também no atendimento fornecido

Quando falamos de TI, você deve priorizar também a excelência no atendimento fornecido pela empresa terceirizadora, e não apenas nos serviços prestados em si. Afinal, o suporte tecnológico ainda é um dos principais papéis do departamento.

Sempre que algo der errado nesse sentido — lentidões, travamentos, equipamentos que não ligam ou não funcionam como deveria, quedas recorrentes na internet etc. — o TI deve ser acionado para providenciar uma solução, seja auxiliando remotamente a reverter o problema ou fazendo uma visita à organização para verificar pessoalmente o que houve.

Portanto, se você não puder contar com respostas rápidas e eficientes quando algo der errado, a companhia vai enfrentar obstáculos em sua produtividade e qualidade do serviço, já que, hoje, a tecnologia é fundamental para que nossas demandas sejam realizadas com a rapidez e a eficiência esperadas tanto pela gestão quanto pelo público.

Tenha muito cuidado na hora de assinar o contrato de terceirização

Pode parecer algo bobo, mas acredite: quando o assunto é terceirização, muitos gestores enfrentam problemas futuros ou têm dificuldades na implementação simplesmente por não terem lido ou questionado o contrato como deveriam. Não deixe isso acontecer com você e com a sua companhia!

O contrato de terceirização de TI no setor público deve incluir o chamado Acordo de Nível de Serviço (ou SLA, de Service Level Agreement), documento que define as responsabilidades, obrigações e tudo o que for ficar a cargo da equipe terceirizada.

Dessa forma, você entenderá exatamente qual será o papel do TI dentro da sua empresa e o que foge da alçada deles. Se sentir falta de algum item fundamental no SLA, não deixe de questionar e de verificar a possibilidade da inclusão disso. É importante, por exemplo, que a terceirizada responsabilize-se pela contratação e alocação de recursos.

O contrato também deve trazer cláusulas sobre a confidencialidade a que a equipe terceirizada deve comprometer-se, para que os dados da sua companhia (e também, consequentemente, de seus funcionários e de seu público) sejam preservados.

Outro ponto importante é que tanto o SLA quanto o contrato como um todo podem — e devem! — ser revisados com regularidade. Dessa forma, será possível analisar o que está e o que não está funcionando e, então, pensar em maneiras de corrigir isso ou de cobrar algo mais eficiente da equipe terceirizada de TI.

Viu só? A terceirização de TI no setor público pode ser um excelente caminho para a sua organização. Entretanto, para que a estratégia dê certo, é preciso ter cuidado — tanto no entendimento de qual será o papel dessa equipe dentro da companhia quanto no momento de implementar a terceirização.

E como acompanhar se a terceirização de TI está trazendo os resultados esperados? É fundamental ficar de olho nas métricas. Então, aproveite para baixar agora mesmo nosso guia gratuito: Quais são as métricas mais importantes de TI no setor judiciário?!

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